Stai gestendo un nuovo progetto?

Rispondi a queste 11 domande prima del suo inizio

Se si desidera evitare complicazioni successive e condurre il progetto verso una conclusione positiva, tale prospettiva sullo sviluppo del progetto è fondamentale, insieme a una leadership efficiente. Quindi, iniziamo a rispondere.

1. Qual è l'obiettivo del progetto?

Questa domanda ha più interpretazioni, la prima interpretazione è puramente pratica. Quale dovrebbe essere il risultato finale del progetto? Nella maggior parte dei casi, non esiste solo un risultato, ma un numero intero di risultati distribuiti in più fasi. Come risposta alla prima domanda, è sufficiente un semplice elenco di risultati. E i risultati previsti che verranno consegnati fungono da lista di controllo per tutto il progetto.

2. Qual è il vero obiettivo del progetto?

La seconda interpretazione è in qualche modo più complicata, ma anche più importante. L'obiettivo del progetto non è il risultato stesso, ma l'impatto che dovrebbe avere. Stai progettando un nuovo sito Web? Cosa si aspetta il cliente dal sito Web? Come misurerai il successo? Quale visione dovresti seguire? Trova le risposte a queste domande con il tuo team e tienile in memoria per l'intero progetto.

3. Quale NON è l'obiettivo del progetto?

Importante quanto la definizione degli obiettivi del progetto , è anche un chiarimento di ciò che NON sarà l'obiettivo del progetto. Dopo aver chiarito i risultati, si consiglia di pensare a ciascun segmento del progetto separatamente e di effettuare un controllo incrociato con la controparte, che è responsabile della consegna di ciascun segmento del progetto. Allo stesso modo, è consigliabile discutere con il cliente le sue aspettative riguardo all'impatto del progetto e cercare di eliminare le aspettative non realistiche. Questo è il modo migliore per evitare possibili disaccordi e lavori extra non pianificati.

4. Quanto tempo abbiamo?

È probabile che il tuo progetto abbia una scadenza fissata in anticipo. E anche se hai sicuramente realizzato una serie di progetti in cui le scadenze sono state ripetutamente rinviate, dovresti comunque prendere sul serio le scadenze. Le scadenze sono la chiave per comprendere la tempistica del progetto e quindi il quadro di lavoro del progetto. Impostare una scadenza ben ponderata ti aiuterà a scegliere una strategia adatta per la gestione del progetto. Sebbene alcune scadenze siano piuttosto flessibili, è necessario stabilire almeno scadenze interne, idealmente includendo i passaggi secondari, che consentono di tenere traccia dei progressi con il proprio team.

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Easy Project 2019 - Gestione progetti Easy & Visual Professional - (video in inglese)

5. Chi è il vero cliente?

Quelli di voi che hanno precedentemente consegnato un progetto a un'azienda più grande, hanno sicuramente vissuto una situazione in cui le persone di cui non avete mai sentito parlare prima hanno iniziato a commentare gli aspetti e la forma dei risultati finali durante la fase finale del progetto. Questo non è certamente sbagliato, principalmente è una questione di politica interna e per le aziende più grandi, è semplicemente una procedura comune. In un caso ottimale, tuttavia, si desidera evitare situazioni in cui qualcuno richiede grandi cambiamenti una settimana prima della fine del progetto. Chiarire con la controparte all'inizio del progetto, che dovrebbe essere incluso nel processo decisionale e cercare di limitare il numero di partecipanti.

6. Chi è il tuo referente?

Oltre ad altri, è necessario chiarire con la controparte che è l'ufficiale di collegamento. Molto probabilmente, questa sarà la persona con cui sei in continua comunicazione di progetto. Tuttavia, è importante verificare se, nel caso di un'emergenza e di una decisione ad hoc, è questa persona che ne è responsabile. E quando chiarisci questi punti, dovresti anche chiarire quale forma di comunicazione (e-mail, WhatsApp, chiamate) preferisce questa persona.

7. Chi lavora al progetto?

Questo dovrebbe essere idealmente chiaro. Se hai già familiarità con la gestione del progetto, puoi risolvere facilmente questa domanda da solo. Potrebbe essere più complicato se ti unisci al progetto già avviato con un team che non conosci. Ma anche qui puoi facilmente recuperare il ritardo con gli altri. Su cosa dovresti concentrarti principalmente? Dovresti concentrarti sulla designazione di ogni persona, indipendentemente dal fatto che disponga delle competenze, dell'esperienza e del tempo sufficienti. Successivamente, allocare risorse e supporto extra se si ritiene che non siano state assegnate abbastanza competenze / esperienza / tempo.

8. Chi è il target?

Quando si gestisce un progetto, può facilmente accadere che tendiamo a soddisfare i desideri del cliente o di altre controparti a qualsiasi prezzo. Ma i loro desideri non sempre soddisfano le esigenze del pubblico target e il soddisfacimento di queste esigenze non porterà al raggiungimento degli obiettivi del progetto, come indicato nella domanda numero 2. Pertanto, quando si consegna un progetto, non dimenticare, tu o la tua squadra, il pubblico target. E anche se a volte sembra di combattere i mulini a vento, fai al tuo cliente la stessa domanda.

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Easy Project 2019: scopri le novità (video in inglese)

9. Di cosa abbiamo bisogno?

Tu e il tuo team avete tutti gli strumenti necessari disponibili? Anche questo fattore deve essere valutato e, se necessario, dovrebbe essere garantita la tecnologia necessaria. Tutto a partire dal giusto software di gestione del progetto  per il beta testing. Hai tutto a disposizione o avrai bisogno di qualcosa da acquistare per questa occasione?

10. Qualcuno lo ha mai fatto prima?

Stiamo parlando qui in senso più stretto e più ampio. Il tuo progetto si traduce in qualcosa che l'azienda ha fatto in precedenza? Le organizzazioni concorrenti hanno qualcosa di simile al tuo prodotto / progetto? C'è qualcosa del genere su un altro mercato? O in un altro continente? Cerca ispirazione, modelli e campioni ovunque tu sia. Se vuoi innovare, è fantastico, ma non è necessario reinventare la bici .

11. Cosa c'è sulla nostra strada?

Il problema con gli ostacoli è che è quasi impossibile prevederli. Ma prima di passare al prossimo progetto, provalo almeno come esercizio di pensiero. Pensa ai progetti passati e pensa a cosa potrebbe andare storto questa volta e cosa potrebbe farci perdere la strada per il completamento con successo. E pensa a chi sarà responsabile per risolvere tali problemi e come dovrebbe affrontarli.

Alla fine l'ultima raccomandazione, queste 11 domande devono essere poste all'inizio del progetto. Ma poiché vari aspetti del progetto possono essere improvvisamente cambiati, si consiglia di formulare ripetutamente domande e aggiornarle se la situazione lo richiede.

Autore: Lukáš Beňa

Solutions and services
for Global Project Management