"Ok, gestiamo il progetto, ma come gestiamo i documenti?"
Uno strumento di PM deve integrare la documentazione di progetto, non c'è discussione. Spesso un documento firmato e approvato dai key players interni o esterni è addirittura l'obiettivo unico di una fase intermedia o dell'intero progetto: una revisione software, un contratto fornitori, una verifica di qualità, un piano marketing.
Il mio strumento di PM deve rispondere alla domanda "Come sta andando il progetto?". È nei tempi o sono in ritardo, o magari in anticipo sui piani? Sono sotto o sopra budget? Le risorse del team sono sottoimpiegate o al contrario sono sovraccariche rispetto alle disponibilità?
Il nome è difficile ma lo strumento è semplice. Il primo passo concreto da fare per gestire un progetto è crearsi una mappa mentale dello stesso. Il WBS serve proprio a questo: individuare le componenti e le fasi in cui si scompone il progetto e individuare le loro principali interazioni. E tradurre il tutto in un semplice diagramma.
Siamo franchi: di regola non gestiamo progetti piuttosto li subiamo. Le attività sono sempre prioritarie. Prima viene cosa faccio, poi se avanza tempo come le faccio. Figuriamoci adesso, in piena crisi COVID.