Documentazione

"Ok, gestiamo il progetto, ma come gestiamo i documenti?"

Uno strumento di PM deve integrare la documentazione di progetto, non c'è discussione. Spesso un documento firmato e approvato dai key players interni o esterni è addirittura l'obiettivo unico di una fase intermedia o dell'intero progetto: una revisione software, un contratto fornitori, una verifica di qualità, un piano marketing.

Alcune organizzazioni centrano gran parte della strategia di project management proprio sulla produzione e sul flusso di approvazione dei documenti: enti pubblici di controllo, associazioni,studi legali. Per tutti vale la necessità di allegare file a singole attività, archiviare e richiamare documenti, dalle email ai contratti quadro. I sistemi di PM di solito percorrono due strade: 1) si integrano , utilizzando le API, con uno strumento già in essere e specializzato nel document management; 2) offrono funzionalità più o meno sofisticate all'interno dell PM, tramite plugin aggiuntivi o di default nella soluzione.

Spesso, al di là della raccolta e ricerca documentale, è il workflow la spina dorsale dell'iter di progetto. La cosa più importante diventa proprio questa: rispecchiare nelle configurazioni di progetto il vostro specifico flusso di approvazione. Un passo fondamentale, da compiere se necessario con il supporto consulenziale giusto.